Privacybeleid Breakroomly
Bij Breakroomly vinden wij het beschermen van uw persoonsgegevens net zo belangrijk als het leveren van betrouwbare koffie- en pantryoplossingen voor uw werkplek. Op deze pagina leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Inleiding tot ons privacybeleid
Dit privacybeleid is van toepassing op de Nederlandse webshop Breakroomly, bereikbaar via https://breakroomly.com, gericht op kantoor- en breakroombenodigdheden zoals koffie, thee, bekers, disposables, wateroplossingen en pantry-artikelen. In dit document leggen wij uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, een account aanmaakt, een bestelling plaatst of gebruikmaakt van onze klantenservice.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving. Wij streven ernaar alleen gegevens te verzamelen die nodig zijn voor een veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijke winkelervaring, zowel voor individuele als zakelijke klanten.
Door onze website te gebruiken, verklaart u kennis te hebben genomen van dit privacybeleid. Waar wij uw toestemming nodig hebben, vragen wij deze expliciet, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingcommunicatie.
Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van hoe u onze webshop gebruikt. Dit kan zowel gegevens over u als individu als over uw organisatie of bedrijf zijn.
Gegevens bij het aanmaken van een account
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam en eventuele afdeling
- Factuur- en afleveradressen
- Zakelijke contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer
- Inloggegevens (gebruikersnaam en versleuteld wachtwoord)
- Voorkeursinstellingen binnen uw account (zoals taal, voorkeursbetaalmethoden)
Gegevens bij het plaatsen van bestellingen
- Bestel- en transactiegegevens (gekochte producten, aantallen, prijzen, kortingen)
- Betaalstatus en gekozen betaalmethode (bijvoorbeeld iDEAL, creditcard, zakelijke facturatie)
- Bezorginformatie en afleverinstructies
- Zakelijke referenties zoals kostenplaats, PO-nummer of interne referentiecodes (indien door u opgegeven)
Gegevens door gebruik van de website
- Apparaat- en browserinformatie (type browser, IP-adres, besturingssysteem, schermresolutie)
- Log- en gebruiksgegevens (bezochte pagina's, zoekopdrachten in onze Shop of per categorie zoals koffie en thee)
- Uw interacties met productpagina's, winkelmandje en afrekenproces
- Voorkeuren en interesses die zichtbaar worden via bekeken of aan favorieten of wensenlijst toegevoegde producten
Gegevens bij contact en klantenservice
- Gegevens die u verstrekt via ons contactformulier of via de klantenservice
- Inhoud van berichten, notities over de afhandeling van uw vraag of klacht
- Eventuele bijlagen die u meestuurt (zoals bestelinformatie, schermafbeeldingen)
Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens). Wij vragen u dergelijke informatie niet met ons te delen via de webshop of onze standaardcommunicatiekanalen.
Gebruik van uw gegevens
Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen die passen bij onze dienstverlening als professionele webshop voor kantoor- en breakroomvoorzieningen.
Orderafhandeling en accountbeheer
- Het verwerken en leveren van uw bestellingen
- Het aanmaken en beheren van uw klantaccount en zakelijke profielen
- Het bijhouden van uw bestelgeschiedenis en facturen voor administratieve en fiscale doeleinden
- Het ondersteunen van functies zoals wensenlijsten en herhaalbestellingen
Personalisatie en optimalisatie van de winkelervaring
- Het tonen van relevante productaanbevelingen op basis van uw interesses en eerdere aankopen
- Het structureren van productcategorieën (zoals Supplies, Water) op basis van populaire zoekopdrachten en klantgedrag
- Het verbeteren van onze zoek- en filterfunctionaliteiten op de productpagina's
- Het testen en optimaliseren van onze website, bijvoorbeeld via gebruiksstatistieken en analyses
Klantenservice en ondersteuning
- Het beantwoorden van vragen via onze support-kanalen en het contactformulier
- Het oplossen van problemen rond bestellingen, levering of retouren
- Het informeren over belangrijke wijzigingen in uw account, bestellingen of ons beleid
Wettelijke verplichtingen en beveiliging
- Het voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten
- Het voorkomen van misbruik, fraude en ongeautoriseerde toegang tot accounts
- Het beveiligen en monitoren van onze IT-omgeving en infrastructuur
Wij baseren de verwerking van uw gegevens op verschillende rechtsgronden uit de AVG, waaronder de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld verbetering van onze diensten) en, waar nodig, uw expliciete toestemming (bijvoorbeeld voor bepaalde marketing- of trackingcookies). Wanneer wij gegevens gebruiken op basis van gerechtvaardigd belang, maken wij telkens een zorgvuldige belangenafweging.
Delen van gegevens met derden
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde en betrouwbare partners wanneer dat nodig is voor het leveren van onze diensten of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
Operationele dienstverleners
- Betaalproviders: om uw online betalingen veilig af te handelen. Hierbij delen wij alleen de noodzakelijke transactiegegevens.
- Logistieke partners en bezorgdiensten: om uw bestelling te kunnen bezorgen op het door u gekozen adres.
- IT- en hostingproviders: voor het technisch functioneren, hosten en beveiligen van onze website, databases en e-mailsystemen.
Marketing- en analyspartners
Voor het analyseren van het gebruik van onze webshop en het verbeteren van de gebruikservaring kunnen wij samenwerkingen aangaan met analysetools of marketingdiensten. Waar mogelijk werken wij met geaggregeerde of gepseudonimiseerde gegevens. Voor niet-noodzakelijke cookies en trackingtechnologieën vragen wij vooraf uw toestemming. Meer informatie hierover vindt u in ons aparte cookiebeleid.
Wettelijke verplichtingen en fusies/overnames
In uitzonderlijke gevallen kunnen wij persoonsgegevens delen wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld met toezichthouders, de Belastingdienst of opsporingsinstanties. Bij een eventuele reorganisatie, fusie of overname kan overdracht van klantgegevens plaatsvinden, waarbij uw privacyrechten uiteraard worden gerespecteerd en u hierover zo nodig wordt geïnformeerd.
Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten, waarin duidelijke afspraken staan over beveiliging, vertrouwelijkheid en uw rechten.
Beveiliging van uw informatie
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Beveiliging is een integraal onderdeel van onze professionele en betrouwbare dienstverlening.
Technische maatregelen
- Gebruik van versleutelde verbindingen (TLS/SSL) voor gegevensoverdracht tussen uw browser en onze servers
- Versleutelde opslag van wachtwoorden en beperkte toegang tot kritieke systemen
- Reguliere updates en beveiligingspatches van onze servers, software en platformcomponenten
- Back-ups van systemen en data om beschikbaarheid en integriteit te waarborgen
Organisatorische maatregelen
- Toegangsbeheer en autorisaties op basis van functie en rol
- Bewustwording rond gegevensbescherming binnen ons team
- Procedures voor het omgaan met (vermoede) datalekken, inclusief meldplichten onder de AVG
Hoewel wij er alles aan doen om een hoog beveiligingsniveau te hanteren, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Wanneer u een vermoeden heeft van misbruik van uw account of een mogelijk beveiligingsincident, vragen wij u dit direct te melden via onze Support-pagina of het Contact-formulier.
Bewaartermijnen van persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld voor fiscale verplichtingen).
Voorbeelden van bewaartermijnen
- Account- en profielgegevens: wij bewaren deze zolang uw account actief is. Inactieve accounts kunnen na een redelijke periode worden opgeschoond of geanonimiseerd.
- Bestel- en factuurgegevens: deze bewaren wij in de regel gedurende de wettelijke bewaartermijn (meestal minimaal 7 jaar) in verband met fiscale en administratieve verplichtingen.
- Klantenservicegegevens: berichten en notities bewaren wij zolang dit nodig is voor een correcte afhandeling en gedurende een beperkte periode daarna voor referentie en kwaliteitsbewaking.
- Analyse- en loggegevens: deze worden doorgaans voor een kortere en gedefinieerde periode bewaard, waarna ze worden geanonimiseerd of verwijderd, afhankelijk van het doel.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd, zodat ze niet langer naar u herleidbaar zijn.
Uw rechten volgens de AVG
Als betrokkene heeft u onder de AVG diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij hechten er veel waarde aan om deze rechten op een toegankelijke en transparante manier te faciliteren.
Overzicht van uw rechten
- Recht op inzage: u heeft het recht om een overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: u mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing: in bepaalde gevallen kunt u verzoeken uw persoonsgegevens te laten verwijderen ("recht om vergeten te worden").
- Recht op beperking van de verwerking: u kunt onder bepaalde omstandigheden vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om bepaalde gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze over te dragen aan een andere dienstverlener.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, inclusief profilering op basis daarvan.
- Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via onze Contact Us-pagina of via de Support-pagina. Wij kunnen u vragen zich te identificeren om misbruik te voorkomen. Wij streven ernaar uw verzoek zo snel mogelijk en binnen de wettelijke termijnen te behandelen.
Internationale gegevensoverdracht
Waar mogelijk verwerken en bewaren wij persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het kan echter voorkomen dat bepaalde dienstverleners gevestigd zijn buiten de EER of gebruikmaken van servers in derde landen.
Wanneer uw gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen in overeenstemming met de AVG. Dit kan onder meer bestaan uit:
- Gebruik van landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen
- Het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses)
- Eventueel aanvullende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen
Indien u meer informatie wilt over de concrete waarborgen die wij hanteren bij internationale gegevensoverdrachten, kunt u contact met ons opnemen via onze Contact-pagina.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij onze dienstverlening uitbreiden, wanneer de techniek verandert of wanneer wet- en regelgeving wordt bijgewerkt. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina https://breakroomly.com/privacy-policy/.
Bij substantiële wijzigingen die voor u merkbare gevolgen hebben, zullen wij u waar mogelijk actief informeren, bijvoorbeeld via een melding op onze website, in uw accountdashboard of per e-mail. Wij raden u aan om deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de actuele versie van ons privacybeleid.
Contact opnemen over privacy
Heeft u vragen, verzoeken of zorgen over hoe Breakroomly met uw persoonsgegevens omgaat, of wilt u een van uw AVG-rechten uitoefenen? Dan kunt u op de volgende manieren contact met ons opnemen:
- Dien een verzoek in via onze Support-omgeving, zodat wij uw vraag snel kunnen koppelen aan uw account en bestellingen.
- Gebruik het formulier op de pagina Contact Us om uw vraag of verzoek te versturen.
Vermeld in uw bericht bij voorkeur duidelijk dat het om een privacy- of AVG-verzoek gaat en, indien van toepassing, op welke gegevens of welke bestelling uw verzoek betrekking heeft. Wij behandelen uw bericht zorgvuldig en vertrouwelijk.
Klachten of geschillen
Wij doen er alles aan om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. Mocht u desondanks ontevreden zijn over de manier waarop wij uw gegevens verwerken, dan vragen wij u dit eerst bij ons te melden via onze Support-pagina of via Contact. Wij nemen uw klacht serieus en zoeken graag samen met u naar een passende oplossing.
Naast het recht om bij ons een klacht in te dienen, heeft u op grond van de AVG ook het recht om een klacht voor te leggen aan de toezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt meer informatie over het indienen van een klacht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Indien een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, staat het u vrij om juridische stappen te ondernemen bij de bevoegde rechtbank. Uiteraard hopen wij dat dit niet nodig zal zijn en dat wij eventuele zorgen rondom uw privacy in goed overleg kunnen wegnemen.
Verder winkelen of extra hulp nodig?
Keer terug naar onze moderne webshop om uw breakroom en kantoorvoorzieningen te optimaliseren, of neem contact op met ons team bij vragen over privacy of gegevensgebruik.